Sổ Sách Bảo Vệ Là Gì? Hướng Dẫn Cách Ghi Chép Phân Loại Sổ Sách

Sổ sách bảo vệ luôn là hạng mục quan trọng không thể thiếu đối với những ai làm nghề bảo vệ. Tùy thuộc vào mục đích bảo vệ và tính chất công việc mà có một số sổ đặc biệt như sổ xuất nhập hàng, sổ khách, sổ báo bưu phẩm, sổ nhật ký ca (hay còn gọi là sổ giao ca). v.v… Tính chất sự việc thuộc sổ nào thì ghi vào sổ đó, nếu phạm vi ghi chép nằm ngoài các sổ chuyên dụng thì ghi vào nhật ký ca trực.

1. Khi nào cần ghi chép vào sổ sách bảo vệ 

Dưới đây là một số trường hợp nhân viên bảo vệ cần ghi lại đầy đủ vào sổ sách bảo vệ:

• Khi có sự việc xảy ra tại khu vực bạn đang làm nhiệm vụ
• Xe của lãnh đạo, xe chở khách, xe chở hàng ra vào.
• Những người đến và đi trong giờ làm việc.
• Thời điểm người công nhân đầu tiên bước vào nhà máy. Thời gian người cuối cùng rời đi, ghi lại tên và mã số nhân viên của họ
• Các sự kiện bất thường xảy ra.
• Số liệu và thông tin hàng hóa mà bạn phải kiểm soát.
• Yêu cầu và hướng dẫn từ khách hàng hoặc chỉ huy.
• Trạng thái mục tiêu sau mỗi lần tuần tra.
• Một tai nạn đã được phát hiện trong khi đi tuần tra.
• Giờ đến và đi của chỉ huy, ban đến kiểm tra

Xem thêm : Dịch vụ công ty bảo vệ để biết thêm nhiều thông tin chi tiết.

Lưu ý:

• Bạn phải ghi chép ngắn gọn nhưng đầy đủ về những gì đã xảy ra trong ca làm việc của mình
• Bạn phải viết rõ ràng và sạch sẽ.
• Thời gian phải được đính kèm với mỗi sự kiện.
• Cần phải ghi chép và quan sát đồng thời, bạn không thể tập trung ghi chép và mất khả năng quan sát. Khi ghi hàng hóa xuất nhập khẩu, không để tài xế vây quanh che khuất tầm nhìn, đề phòng tội phạm nhân cơ hội đột nhập.

2. Các loại sổ sách, biên bản, biểu mẫu bảo vệ thông dụng

1. Sổ sách bảo vệ 

• Sổ giao ca.
• Sổ xuất – nhập kho hàng
• Sổ niêm phong (Biên bản đóng và mở niêm phong)
• Sổ khách vào liên hệ người bên trong.
• Sổ đăng ký đơn vị thầu phụ vào.
• Sổ giao nhận bưu phẩm, thư báo.
• Sổ nhân công đến làm trễ, về sớm.
• Sổ theo dõi rác.

2. Biên bản

• Biên bản sự việc.
• Biên bản thu hồi vật chứng.
• Biên bản phạm pháp quả tang.
• Biên bản bàn giao người phạm tội quả tang
• Biên bản ghi chép thẻ xe, thẻ ra vào, thẻ nhân viên bị mất.

3. Cách ghi sổ và cách lập biên bản cuộc họp

Hướng dẫn cách ghi chép sổ sách

Mẫu sổ bảo vệ có thể coi là một trong những điều mà bất kỳ nhân viên bảo vệ nào khi trực ca cũng phải biết. Tại Vin Security, đây cũng là một trong những yếu tố cấu thành nên sự chuyên nghiệp của nhân viên. Vì vậy, Vin Security luôn hướng dẫn nhân viên của mình triển khai ghi chép sổ sách bảo vệ các loại một cách chính xác nhất:

• Ghi chép đầy đủ tình hình ca làm việc với các chi tiết rõ ràng để hiểu chính xác.
• Ghi chép các sự kiện xảy ra trong ca trực theo thứ tự thực, không để dồn đến cuối ca mới ghi.
• Sổ trực ca có ghi chép đầy đủ những việc phát sinh, phát sinh trong ca trực.

Các biểu mẫu tiêu chuẩn phải hiển thị các thông tin sau:

• Ngày giờ ghi chép
• Tên mục tiêu.
• Logo công ty bảo vệ.
• Phiên hiệu mục tiêu.
• Tên mẫu sổ, số thứ tự sổ.
• Tên nhân viên ghi chép.
• Thời Gian cập nhật ghi chép.
• Sự việc xảy ra cần ghi chép.
• Khung ký tên, khung kiểm tra của ca trưởng, chỉ huy khu vực,…

Tùy thuộc vào loại sổ bảo vệ mà sẽ có nhiều yếu tố khác nhau. Tuy nhiên, trình tự trình bày và bố cục của các sổ phải được trình bày rõ ràng, để người xem (quản lý hoặc khách hàng) dễ dàng đánh giá tình hình và nắm bắt vấn đề một cách tốt nhất, nhanh nhất. Điều này cũng thể hiện sự chuyên nghiệp và tận tâm của nhân viên bảo vệ trong quá trình làm việc.

Cách lập biên bản

Bạn có thể tham khảo mẫu biên bản dưới đây:

SỔ THEO DÕI NHÂN VIÊN RA VÀO CỔNG

Tạo một mẫu sổ sách tiêu chuẩn sẽ giúp ghi lại các thông tin cần thiết. Nhờ đó việc kiểm soát công việc và quản lý nhân viên bảo vệ sẽ trở nên dễ dàng hơn. Tích cực làm tốt công việc của mình hơn. Một số vị trí thường sử dụng hình thức sổ sách bao gồm:

1. Vị trí cổng ra vào,
2. Vị trí kiểm soát Công nhân ra vào
3. Tại vị trí cổng xuất nhập,
4. Vị trí bảo vệ kiêm thủ kho,
5. Vị trí tuần tra,
6. Sổ sách cho đội trưởng…

Nhân viên bảo vệ của Vin Security hiểu rõ về mẫu sổ sách bảo vệ mà vị trí của họ phải có. Khi các tòa nhà, văn phòng công ty, khu chung cư, trường học, bệnh viện, bảo vệ ngân hàng, trung tâm mua sắm, siêu thị, bảo vệ sự kiện, nhà hàng, khách sạn, nhân viên bảo vệ có nhu cầu thuê dịch vụ bảo vệ… hãy liên hệ với Vin Security. Chúng tôi sẽ tư vấn tốt nhất với giá cạnh tranh nhất.