Vai trò và cách lập phương án bảo vệ an ninh hiệu quả 2023

Một trong những tiêu chí để đánh giá công ty dịch vụ bảo vệ có chuyên nghiệp hay không, là xem phương án bảo vệ của công ty đề ra với khách hàng có phù hợp không và có được thực hiện hiệu quả hay không. Hãy cùng tham khảo qua vai trò và quy trình công ty bảo vệ Vin Security lập phương án bảo vệ nhé.

1. Vai trò của phương án bảo vệ an ninh

Phương án bảo vệ là một tài liệu đánh giá tình trạng của đối tượng được bảo vệ. Do đó, việc lập kế hoạch này nhằm đáp ứng các yêu cầu cụ thể của đối tượng được đề cập. Ngoài ra, tài liệu này sẽ cho thấy trước một số tình huống khẩn cấp và cách giải quyết chúng. Cụ thể hơn, dưới đây là một vài vai trò của phương án bảo vệ

Làm cơ sở để thực hiện nhiệm vụ bảo vệ mục tiêu

Nó giúp người quản lý và nhân viên bảo vệ hiểu rõ vai trò của mình và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người. Ngoài ra, khi tình huống quy định trong kế hoạch xảy ra, hãy giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng theo phương pháp xử lý được đề cập trong kế hoạch và giảm thiểu tổn thất.

Đánh giá tính chuyên nghiệp của dịch vụ bảo vệ

Khi khách hàng có nhu cầu tìm dịch vụ bảo vệ, họ sẽ quyết định chọn hay không chọn dựa trên phương án bảo vệ. Ưu tiên sẽ được trao cho các công ty bảo mật có thể cung cấp chương trình bảo mật chất lượng cao và phù hợp.

Làm cơ sở đàm phán hợp đồng dịch vụ bảo vệ

Theo nội dung và chất lượng đã được hoạch định kỹ lưỡng, công ty và người sử dụng có thể thỏa thuận về giá dịch vụ hoặc các điều khoản liên quan khác trong hợp đồng bảo vệ.

Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng

Trong quá trình thực hiện nội dung hợp đồng dịch vụ bảo vệ, nếu xảy ra mâu thuẫn, tình huống phát sinh thì căn cứ vào nội dung phương án để xác định trách nhiệm và giải quyết phù hợp. .Vì kế hoạch này bắt đầu từ khi ký hợp đồng, và hai bên đã thống nhất rồi.

Từ đó, việc lập kế hoạch/ phương án bảo vệ có vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình đảm bảo trật tự an toàn của doanh nghiệp.

2. Hướng dẫn lập phương án bảo vệ an toàn trật tự

Trong phần này, Vin Security sẽ tập trung vào cách xây dựng phương án bảo vệ doanh nghiệp, công ty hợp lý, khả thi và hiệu quả thông qua từng bước.

Bước 1: Đánh giá tình hình mục tiêu bảo vệ

Để có phương án bảo vệ phù hợp nhất, bản thân phương án phải được xây dựng phù hợp với đặc điểm, điều kiện cụ thể của đối tượng được bảo vệ trong thực tế. Vì vậy, điều đầu tiên và quan trọng nhất là công ty phải nắm được tình hình của mục tiêu bảo vệ. Dựa trên những trường hợp này, một kế hoạch bảo vệ chi tiết có thể được xây dựng.

Nhìn chung, lập kế hoạch bảo vệ công ty/doanh nghiệp cần đánh giá thực tế về:

Đánh giá vị trí địa lý của công ty/doanh nghiệp cần được bảo hộ: Thu thập thông tin về khu vực địa lý nơi công ty, doanh nghiệp tọa lạc, đo đạc số liệu về phương hướng, khí hậu, địa hình xung quanh công ty/doanh nghiệp.

Đánh giá quy mô công ty, xí nghiệp: Tập trung vào khu vực cần kiểm soát an ninh: văn phòng, nhà máy và khu vực lân cận; Diện tích; Thống kê số lượng cán bộ, công nhân viên; thống kê các loại tài sản, hệ thống máy móc cần kiểm soát; dự kiến ​​lượng người ra vào mỗi ngày.

Đánh giá cơ cấu, cơ cấu phân bổ tài sản, công ty và công khai của công ty: Xin bản vẽ kiến ​​trúc, sơ đồ điện nước, phòng ban của công ty, doanh nghiệp; Đánh giá tình trạng các hệ thống: tường, hàng rào xung quanh khuôn viên; cửa, cổng, khóa các loại; hệ thống đèn, điện, camera,… có cần sửa chữa hay bổ sung gì không?

Đánh giá tình hình an ninh trong doanh nghiệp: Thành phần nhân sự, môi trường làm việc và các khu vực kinh doanh xung quanh có ở trạng thái an toàn hay có nguy cơ bất ổn về an ninh hay không. Đồng thời hiểu rõ các tình huống phạm pháp và tội phạm ở các khu vực xung quanh công ty.

Thu thập một số thông tin liên quan khác như: 

Về quan hệ của doanh nghiệp với cơ quan nhà nước;

Đã từng có dịch vụ bảo vệ nào trước đó và lý do phải thay đổi công ty dịch vụ bảo vệ.

Những yêu cầu cụ thể của chủ quản đối với công tác bảo vệ.

Bước 2: Lên nội dung phương án bảo vệ

Đây là một phần quan trọng trong kế hoạch bảo vệ, nó giải thích mọi thứ từ việc bố trí lực lượng bảo vệ, trách nhiệm bảo vệ của từng khu vực trong công ty/doanh nghiệp. Bên cạnh đó là sự thống nhất trong các nguyên tắc xử lý tình huống, quản lý lực lượng bảo vệ như quy trình làm việc, báo cáo… và có bảng kiểm kê các thiết bị, dụng cụ mà doanh nghiệp/công ty cần hỗ trợ để hoàn thành công việc.

Mỗi hạng mục trên cần được thể hiện trong phương án bảo vệ theo các tiêu chuẩn dưới đây để khách hàng có thể theo dõi và nắm vững.

Thời gian và lịch trình của lực lượng an ninh

1/Thời gian làm việc: ghi rõ thời gian làm việc, thời gian trong ca, thời gian nghỉ ngơi, thời gian tuần tra.

2/Triển khai lực lượng an ninh:

• Xác định khu vực nào của công ty, doanh nghiệp cần bảo vệ và số lượng bảo vệ cho từng khu vực.
• Số người trực trong ca trực, đặc biệt là số người trực ban đêm

Nhiệm vụ đối với từng khu vực bảo vệ

Trong công ty, từng xí nghiệp, từng bộ phận, từng khu vực có đối tượng bảo vệ khác nhau và có yêu cầu khác nhau. Hầu hết các khu vực cần đến nhân viên bảo vệ sẽ có những nhiệm vụ sau:

1/ Khu để xe cho khách hàng, nhân viên các xí nghiệp, cơ quan.

• Tổ chức và quản lý bãi xe gọn gàng, khoa học
• Đảm bảo an toàn cho mọi phương tiện
• Tránh nhầm lẫn khi xe ra vào khu kinh doanh, công ty

2/ Khu văn phòng

• Đảm bảo việc thực hiện các quy tắc do doanh nghiệp và công ty đặt ra
• Duy trì, bảo vệ trật tự an toàn khu vực văn phòng
• Chuẩn bị cho trường hợp khẩn cấp

3/ Khu nhà máy, xưởng sản xuất.

• Đảm bảo an toàn và trật tự cho người lao động trong quá trình vận hành dây chuyền sản xuất;
• Bảo vệ nguyên trạng thiết bị, dây chuyền sản xuất trong toàn bộ thời gian dù đang chạy hay không hoạt động.
• Chuẩn bị cho trường hợp khẩn cấp

4/ Khu vực kho hàng

• Kiểm soát việc ra vào và giấy tờ xuất nhập kho hàng.
• Đảm bảo môi trường lưu trữ hàng hóa an toàn, đạt tiêu chuẩn

Trách nhiệm của từng vị trí bảo vệ 

Nhiệm vụ cụ thể của nhân viên bảo vệ được liệt kê trong kế hoạch bảo vệ cần phải chi tiết, đầy đủ và khả thi để khách hàng cảm nhận được sự chuyên nghiệp của công ty dịch vụ bảo vệ.

Dưới đây là một số nhiệm vụ cần được đề cập trong phương án bảo vệ:

1/ Các công việc nhằm giữ gìn trật tự an ninh

• Theo dõi, kiểm soát việc ra vào của nhân viên.
• Chịu trách nhiệm mở và đóng cửa và cổng nơi làm việc. Trong giờ làm việc phải đảm bảo cổng, cổng luôn đóng và chỉ mở khi cần thiết: khách hàng, lãnh đạo đến. Luôn đề phòng người say rượu, mang theo vũ khí nguy hiểm, chất cháy nổ. Công ty không cho phép các hành vi nêu trên.
• Hướng dẫn nhân sự công ty, đăng ký kinh doanh ra vào và liên hệ với người phụ trách theo đúng quy trình, ghi chép và lưu đầy đủ thông tin vào nhật ký để theo dõi việc ra vào.
• Không tiếp khách, hoặc người lạ vào công ty vào ban đêm.
• Luôn tôn trọng, nhã nhặn, chào đón và chào đón những người đến với công ty, doanh nghiệp.
• Kiểm soát, giám sát các phương tiện ra vào công ty. Hướng dẫn vị trí đậu xe, sắp xếp xe gọn gàng trong bãi xe.
• Theo dõi và cập nhật vào sổ kiểm soát: Xuất-Nhập-Xuất hàng hóa, vật tư, nguyên liệu, chứng từ được phép thực hiện các công việc trên phải đúng mẫu và có chữ ký của người quản lý (Trách nhiệm khu vực này là dành cho nhân viên bảo vệ kho hàng)
• Kiểm tra định kỳ, đột xuất trong giờ làm việc, kể cả sau giờ nghỉ việc để kịp thời phát hiện, ngăn chặn và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật, nội quy, quy định của Công ty. Có quyền lập biên bản vi phạm, hoặc báo cáo vi phạm cho ban giám đốc hoặc cơ quan chính quyền địa phương.
• Chịu trách nhiệm bật hệ thống chiếu sáng của công ty vào ban đêm để thuận tiện cho việc giám sát và tuần tra an ninh.
• Thường xuyên kiểm tra các thiết bị, dụng cụ, máy móc sản xuất xem khả năng hoạt động ra sao. Ngăn chặn mọi hành vi cố tình phá hoại gây thiệt hại cho các tài sản đó và đề xuất biện pháp sửa chữa, khắc phục khi có thiệt hại xảy ra với các tài sản.

2/ Đảm bảo tuân thủ các quy tắc và nhiệm vụ quy định của doanh nghiệp.

• Theo dõi giờ làm việc của nhân viên theo quy định của công ty và yêu cầu của hội đồng quản trị.
• Theo dõi và phát hiện các trường hợp vi phạm như: không đeo thẻ treo, biển tên…không mặc đồng phục (theo quy định của công ty)

3/ Thực hiện nhiệm vụ phòng cháy và chữa cháy (PCCC)

• Kiểm tra toàn bộ hệ thống điện và tuân thủ các quy định về công tác an toàn PCCC.
• Ngăn chặn việc mang chất nóng, hung khí, hung khí vào cơ sở công ty, doanh nghiệp.
• Kiểm tra hệ thống PCCC định kỳ hàng tuần, hàng tháng và đề xuất, yêu cầu thay thế các thiết bị PCCC tại chỗ.
• Khi có cháy thì trực tiếp chữa cháy hoặc chỉ đạo chữa cháy.

4/ Các nhiệm vụ khác

• Hỗ trợ sự an toàn và bảo mật của hội đồng quản trị, nhân viên và khách hàng khi cần thiết.
• Nhận và chuyển phát thư từ, gói hàng, bản tin, tài liệu chính thức.
• Tham gia sơ cứu người bị nạn khi xảy ra tai nạn lao động.
• Báo cáo công tác bảo vệ cho phòng nhân sự và ban giám đốc định kỳ hàng tuần, hàng tháng. Nếu bạn gặp sự cố khi thực hiện một tác vụ, bạn có thể đề xuất giải pháp.

Bước 3: Dự kiến ​​các sự cố và phương án xử lý

Trong quá trình bảo vệ, có thể xảy ra những tình huống, sự việc bất thường cần phải xử lý gấp nếu không sẽ gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Vì vậy, các phương án bảo vệ cũng cần hiểu rõ đặc điểm này để lường trước các tình huống và xử lý kịp thời. Dưới đây là một số tình huống thường được coi là giải pháp dự phòng trong kế hoạch bảo vệ:

1/ Nhân viên công ty, công ty vi phạm nội quy công ty

Tùy theo mức độ vi phạm và thiệt hại gây ra cho công ty, doanh nghiệp mà nhắc nhở, cảnh cáo, lập biên bản vi phạm… báo cáo Ban lãnh đạo để xử lý.

2/ Nếu phát hiện người phạm tội có hành vi trộm cắp tài sản

• Ngăn chặn hành vi trộm cắp bằng cách: Khống chế, tước vũ khí của kẻ phạm tội (nếu có). Trong quá trình này, bạn phải đảm bảo an toàn cho bản thân và những người xung quanh.
• Báo ngay cho ban quản lý và công an địa phương, nếu có hành vi vi phạm pháp luật sẽ bị tạm giữ chờ công an đến giải quyết.

3/ Trường hợp có người cố tình gây rối an ninh trật tự

• Nhanh chóng can thiệp, giải thích, thuyết phục, hòa giải, giải tán đám đông quá khích.
• Khi cần báo cáo lãnh đạo, đề nghị công an địa phương, công ty bảo vệ hỗ trợ để đảm bảo trấn áp mạnh.

4/ Trường hợp không có giấy chứng nhận xuất nhập hàng hóa ra vào công ty còn hiệu lực.

• Kiểm tra kỹ hàng hóa, giấy chứng nhận, nếu phát hiện không hợp lệ hoặc có dấu hiệu bất thường sẽ không xử lý nhân sự và hàng hóa ra vào công ty, khu vực kinh doanh.
• Biên bản tạm tịch thu tài liệu, vật chứng, hàng hoá, tài sản đó.
• Người phụ trách báo cáo hoặc người phụ trách công ty hướng dẫn giải quyết.
• Xử lí có hướng dẫn nằm dưới sự lãnh đạo hoặc lãnh đạo chuyên môn.

5/ Trường hợp bị tai nạn, tai nạn lao động

• Nhanh chóng sơ cứu và đưa nạn nhân đến cơ sở y tế gần nhất
• Báo cáo với người phụ trách công ty và ban giám đốc.
• Ghi chú giải thích sự kiện và thu thập thông tin từ những người biết về sự kiện.

6/ Trường hợp tai nạn cháy nổ

Sự cố cháy nổ nhỏ

Khi phát hiện đám cháy ở diện tích nhỏ phải nhanh chóng tắt cầu dao điện tại khu vực xảy ra sự cố, tùy theo tính chất của đám cháy mà sử dụng các phương tiện chữa cháy tại chỗ như bình chữa cháy, hoặc dùng nước để dập tắt đám cháy. Dập lửa càng nhanh càng tốt. Sơ tán người dân nếu cần thiết.

Sự cố cháy nổ nghiêm trọng

• Khi xảy ra sự cố hỏa hoạn nghiêm trọng tại công ty, xí nghiệp,… nhân viên bảo vệ phải nhanh chóng tắt công tắc điện chính và sơ tán toàn bộ nhân viên tại vị trí xảy ra sự cố. Hoặc những nơi có khả năng bị ảnh hưởng đến một địa điểm an toàn được chỉ định trước.
• Báo cáo với giám đốc và lãnh đạo công ty, hoặc thông báo tình hình hoạt động cho công ty bảo vệ chủ sở hữu để được hướng dẫn, hỗ trợ.
• Liên hệ với Cảnh sát PCCC qua số 114 nhờ hỗ trợ khẩn cấp.
• Trong khi chờ lực lượng cứu hỏa đến, hãy sử dụng các phương tiện chữa cháy tại chỗ để hạn chế đám cháy và giảm thiệt hại.
• Xem xét và nhanh chóng di dời các vật liệu dễ cháy ra khỏi khu vực sự cố để tránh khả năng cháy lan và cháy lan sang các khu vực khác.
• Sơ cứu nạn nhân nếu có.
• Sau khi đám cháy được khống chế và an toàn, tiến hành bảo vệ hiện trường, lập biên bản hiện trường, lập hồ sơ hỗ trợ doanh nghiệp, công ty và các bộ phận liên quan điều tra, xác minh, tìm ra nguyên nhân vụ cháy.
• Lập biên bản chi tiết sự việc gửi công ty, doanh nghiệp xảy ra và công ty bảo vệ. Ghi biên bản cuộc họp, thu thập thông tin từ những người chứng kiến ​​khác hoặc yêu cầu họ viết bản tường trình để làm cơ sở điều tra nguyên nhân vụ cháy, nổ.

7/ Trường hợp xảy ra thiên tai

Thiên tai như bão, lũ lụt, lốc xoáy có thể xảy ra, gây thiệt hại bất ngờ và bất ngờ cho các công ty, doanh nghiệp. Trong những trường hợp như vậy, nhất thiết phải có nhân viên bảo vệ có mặt để thực hiện mọi biện pháp cũng như kỹ năng, nghiệp vụ đã được đào tạo của mình để giảm thiểu những hậu quả đáng tiếc xảy ra. Liên quan đến nhân sự và tài sản của một công ty, doanh nghiệp.

3. Yêu cầu đối với nhân viên bảo vệ

Để thực hiện được tất cả các nhiệm vụ quy định trong phương án bảo vệ, nhân viên bảo vệ cần được tuyển chọn, huấn luyện theo quy trình, được trang bị các kiến ​​thức, kỹ năng, nghiệp vụ chuyên môn sau:

• Biết rõ luật pháp Việt Nam.
• Giỏi quan sát, theo dõi, kiểm tra, tuần tra, canh gác chặt chẽ đối tượng cần bảo vệ.
• Rèn luyện kỹ năng phát hiện và khắc phục hành vi vi phạm pháp luật, gây rối.
• Biết ít nhất một môn võ hoặc kỹ thuật tự vệ. Vì bảo vệ là công việc có thể gặp nguy hiểm trong khi làm việc.
• Biết cách sử dụng các công cụ, thiết bị hỗ trợ và phương tiện liên lạc (ví dụ: gậy, súng gây choáng, bộ đàm, máy ảnh, v.v.).
• Biết sử dụng các phương tiện chữa cháy tại chỗ.
• Tìm hiểu về cách sơ cứu một số vết thương thông thường.

Trên đây là những chia sẻ của Vin Security về vai trò của một kế hoạch bảo vệ chi tiết, chuyên nghiệp và những nội dung cần thể hiện trong phương án bảo vệ. Hi vọng bạn đã phần nào hiểu rõ. Công ty Vin Security chuyên cung cấp dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp, chúng tôi làm việc bài bản theo quy trình nên khách hàng hoàn toàn yên tâm.