VIN SECURITY cung cấp thông tin và trang bị kiến thức về kỹ năng giao tiếp của bảo vệ cần thiết. Qua quá trình học tập các kỹ năng giao tiếp ứng xử, bảo vệ sẽ biết cách ứng xử khôn khéo, lịch sự và đạt được hiệu quả cao trong quan hệ giao tiếp với mọi người. Điều này giúp tăng tính chuyên nghiệp và tạo sự tin tưởng của khách hàng đối với các dịch vụ bảo vệ uy tín.
Nội dung
Yếu tố cần có đối với kỹ năng ứng xử cho bảo vệ
Các yếu tố cần có đối với kỹ năng ứng xử cho bảo vệ chuyên nghiệp bao gồm:
- Thái độ, lời chào hỏi và cách xưng hô.
- Kỹ năng giao tiếp tiếng Anh mức độ cơ bản.
- Kỹ năng truyền đạt thông tin, giao tiếp qua điện thoại.
- Khả năng hợp tác và phối hợp với cảnh sát và chính quyền.
- Tác phong trong các tình huống đặc biệt, lễ tân và nghi thức.
- Trang phục, thái độ, phong cách và lối sống.
- Tôn trọng khách hàng và tuân thủ các quy định, nội quy, điều lệ…
Kỹ năng xử sự khôn khéo là khả năng nói và hành động đúng thời điểm, đồng thời thông cảm và tôn trọng cảm xúc của người khác.
Sự tế nhị là một khía cạnh quan trọng của kỹ năng xử sự khôn khéo mà nhân viên bảo vệ cần phải dành sự chú ý đặc biệt trong giao tiếp với khách hàng. Nhiều người cho rằng sự tế nhị là sự nhượng bộ hoặc thậm chí là nịnh bợ, nhưng đó là quan niệm sai lầm. Trong thực tế, có những trường hợp đòi hỏi sự tế nhị đến mức cực độ, trong khi người khác không đáp trả bằng mức độ lịch sự tương đương, thì đó chỉ là sự kiêu căng hoặc vô ý.
Đối với cấp dưới, sự tế nhị sẽ giúp nhân viên cảm thấy vui lòng và sẵn sàng hợp tác, trong khi mệnh lệnh quyết định lại khiến người ta cảm thấy không thoải mái và chỉ có ý định tuân thủ nửa vời. Thường xuyên sử dụng cử chỉ và ngôn ngữ điềm đạm, tế nhị, song vẫn cương quyết sẽ mang lại kết quả tốt. Sự khôn khéo và lịch thiệp đều phụ thuộc vào cử chỉ và ngôn ngữ.
Trong giao tiếp, nhân viên bảo vệ cần quan tâm đến các vấn đề liên quan đến tác phong, trang phục và ngôn ngữ.
Tác phong của bảo vệ khi thực hiện nhiệm vụ
Tác phong đứng
Khi đứng trực diện với khách hàng, bảo vệ cần giữ thăng bằng cơ thể, đôi mắt nhìn thẳng vào đối tượng và bày tỏ sự tự tin thông qua thái độ và cử chỉ. Nếu cần thiết, bảo vệ có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể để truyền tải thông điệp, như việc giơ tay để đường cho khách đi.
Tác phong ngồi
Thói quen ngồi đúng tư thế khi làm việc rất quan trọng: Ngồi thẳng, tự nhiên và thoải mái, không gò bó, hai đầu gối nên rộng bằng vai và không nên gác chân hay rung đùi. Phần thân từ thắt lưng trở lên phải thẳng, không nghiêng ngả, không ngửa cổ ra sau hoặc cúi mặt, hai tay có thể khoanh trước ngực hoặc để xuống hai bên đùi. Nếu phải viết, thì cánh tay nên đặt 1/3 lên bàn giấy.
Tác phong đi lại
Khi di chuyển, bảo vệ cần giữ thăng bằng cơ thể và đi thẳng, không nên đi chập chững hoặc chậm chạp. Nếu cần thiết, bảo vệ có thể dùng tay để hỗ trợ việc di chuyển và giữ thái độ lịch sự, tôn trọng đối tượng mà mình đang phục vụ.
Tác phong khi vào phòng
Trước khi vào phòng, cần phải gõ cửa để xin phép. Sau khi gõ cửa, nhớ lùi lại một bước và đứng ở phía khóa của cửa. Khi được phép vào, hãy dùng tay mở cửa nhẹ nhàng và sau đó nhẹ nhàng đóng cửa lại sau lưng (không đập mạnh). Ngay sau khi đóng cửa, đứng nghiêm chào điều lệnh và báo cáo theo thứ tự họ tên, chức danh, lý do vào phòng v.v…
Nếu người ngồi trong phòng là người nước ngoài, hãy tùy theo xuất xứ dân tộc của họ để chào phù hợp. Khi được phép ngồi, nhẹ nhàng tiến đến gần ghế rồi kéo ghế ngồi xuống để nói hoặc trả lời (tùy theo yêu cầu). Khi đứng dậy, cần kéo ghế để lại như cũ và xin phép ra ngoài. Khi được phép, hãy thực hiện động tác chào và làm những động tác mở, đóng cửa để ra khỏi phòng như lúc vào.
Tác phong khi phục vụ khách
Đợi khách đi ô tô, nhân viên bảo vệ phải đứng ở tư thế chuẩn mực, sẵn sàng thực hiện nhiệm vụ. Vị trí đứng của họ phải gần nơi xe sẽ dừng lại và ở bên phải hướng lưu thông của xe. Khi xe dừng lại, họ phải thực hiện động tác chào điều lệnh và nhanh chóng tiến đến mở cửa xe bằng tay trái (nếu khách ngồi phía sau bên trái thì nhân viên bảo vệ phía trái phải dùng tay phải mở cửa xe). Khi khách xuống xe, họ phải nhanh chóng đóng cửa và hướng dẫn khách đến vị trí làm việc.
Khi cửa ra vào còn đang mở (khoảng 2-3 bước chân), nhân viên bảo vệ phải chạy lên phía trước để mở cửa ra vào (hoặc cổng) và đứng bên cạnh có tay nắm cửa để giữ cửa mở cho khách đi qua, rồi đóng cửa khi khách đã vào trong.
Khi khách ra về, nhân viên bảo vệ phải lặp lại các động tác để mở cửa, dẫn khách ra xe, mở cửa xe cho khách lên, đóng cửa xe và chào điều lệnh khi xe bắt đầu di chuyển.
Trong trường hợp ngồi trong xe (ví dụ khi có người yếu đuối hoặc cấp trên), nhân viên bảo vệ phải ngồi trên ghế ngay gần tài xế để dẫn đường và bảo vệ người ngồi sau bên phải xe.
Tác phong trong một số hoàn cảnh cụ thể
Để thể hiện tính chuyên nghiệp, nhân viên bảo vệ cần thực hiện những việc sau đây hàng ngày: khi gặp cấp trên hoặc người chủ quản, nhân viên bảo vệ phải chào theo điều lệnh. Khi gặp đồng nghiệp, nhân viên cũng phải chào điều lệnh. Nhân viên nào thấy trước thì chào trước, nhân viên được chào phải chào lại để đáp lễ. Trường hợp gặp lãnh đạo hoặc đồng nghiệp trong ngày nhiều lần thì chỉ cần chào một lần đầu tiên.
Trong khi sử dụng thang máy, nhân viên bảo vệ cần tuân thủ những quy định sau đây: Xếp hàng và nhường chỗ cho người già, trẻ nhỏ và phụ nữ. Khi vào bên trong, nhân viên bảo vệ phải đứng gần bảng điều khiển, quay mặt về phía cửa thang máy. Khi ra khỏi thang máy, nhân viên phải đi sau cấp trên hoặc người yếu hơn, nếu cùng đi với họ.
Khi tuần tra trong tòa nhà, nơi có nhiều người qua lại, nhân viên bảo vệ cần giữ tính nhẹ nhàng, đĩnh đạc. Nhân viên không được nói to hoặc làm những động tác gây chú ý cho mọi người. Ngoài ra, nhân viên không được hút thuốc, ăn uống và làm việc riêng trong khi đang làm nhiệm vụ. Khi sử dụng điện thoại, nhân viên không nên để âm lượng quá lớn, tốt nhất là để máy ở chế độ rung. Khi trả lời điện thoại, nhân viên chỉ cần nói đủ nghe vào máy.
Quần áo, đồng phục của bảo vệ
Đồng phục của bảo vệ là yếu tố quan trọng giúp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đồng bộ cho đội ngũ bảo vệ. Điều này cũng giúp khách hàng dễ dàng nhận ra và phân biệt bảo vệ với các nhân viên khác trong khu vực của mình. Thông thường, đồng phục của bảo vệ bao gồm áo sơ mi, quần tây và giày da.
Ngoài ra, bảo vệ cần đảm bảo rằng đồng phục của mình luôn sạch sẽ và gọn gàng, không bị rách hay hư hỏng. Điều này giúp tăng tính chuyên nghiệp và độ tin cậy của bảo vệ trong mắt khách hàng.
Các phụ kiện như mũ bảo hiểm, dây đeo bảo vệ, đồng hồ giám sát, walkie-talkie… cũng là những yếu tố quan trọng giúp bảo vệ thực hiện tốt nhiệm vụ. Chúng giúp bảo vệ dễ dàng liên lạc với nhau và với quản lý, nhanh chóng đưa ra phản ứng khi xảy ra sự cố.
Tóm lại, đồng phục của bảo vệ không chỉ đơn thuần là một trang phục mà còn là một yếu tố quan trọng giúp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, đồng bộ và đảm bảo tính an toàn trong quá trình làm việc.
Cách giao tiếp khi thực hiện nhiệm vụ
Cách giao tiếp khi thực hiện nhiệm vụ rất quan trọng trong công việc của nhân viên bảo vệ. Đầu tiên, nhân viên bảo vệ phải nói đúng ngữ pháp và không nói lắp, nói ngọng. Tốc độ nói cũng cần phải vừa phải để người nghe có thể nghe kịp. Khi đối thoại, cần sử dụng câu ngắn gọn dễ hiểu và diễn đạt ý nghĩa một cách dễ dàng.
Nếu người nghe là người nước ngoài và phải qua phiên dịch, nhân viên bảo vệ cần nói chậm để phiên dịch có thể truyền đạt từng đoạn một, không bỏ qua bất kỳ thông tin nào.
Khi phát ngôn, nhân viên bảo vệ cần phải đúng nơi đúng chỗ và âm lượng phù hợp để đảm bảo người nghe có thể nghe rõ. Cần hướng mắt và tâm trí về phía người mà mình đang nói chuyện để tạo cảm giác tôn trọng và sự quan tâm.
Khi bắt đầu nói chuyện, cần sử dụng lời lẽ và ngữ điệu hòa nhã, khiêm tốn và chất phát để biểu thị sự tôn trọng và lễ độ. Khi nói chuyện, cần sử dụng các lời tôn trọng như “Xin lỗi”, “Cám ơn” hoặc “Không có chi” phù hợp với hoàn cảnh.
Khi làm việc với lãnh đạo của chủ quản, nhân viên bảo vệ nên sử dụng từ “Tôi” và gọi “ông” (hoặc “bà”) sau đó là chức danh của họ. Ví dụ: “Ông Giám đốc”, “Bà Trưởng phòng” v.v. Đối với các công nhân viên trẻ, cũng có thể gọi “anh”, “chị”. Tuy nhiên, trong các văn bản hành chính, chỉ nên sử dụng “ông” đối với nam và “bà” đối với nữ.
Khi làm việc với đồng nghiệp, nhân viên bảo vệ nên sử dụng từ “tôi” và gọi chức danh của người đang nói chuyện với mình nếu có. Ví dụ: “Tôi xin báo cáo Giám đốc …” hoặc “Thưa Giám đốc …”. Đối với nhân viên bảo vệ
Hy vọng bài viết đã giúp mọi người hiểu rõ hơn về các kỹ năng giao tiếp của bảo vệ cần có. Tại VIN SECURITY, chúng tôi cam kết đào tạo đội ngũ bảo vệ thành những chuyên gia chuyên nghiệp với kỹ năng và kiến thức cần thiết. Điều này giúp đảm bảo an ninh và an toàn cho khách hàng. Chúng tôi tin rằng đội ngũ của chúng tôi sẽ phát triển hơn trong môi trường làm việc chuyên nghiệp này. Chúng tôi tin rằng đội ngũ của chúng tôi sẽ không để khách hàng thất vọng.
